Quels sont les documents comptables obligatoires et le délai de conservation?

Chaque entreprise a l’obligation de conserver ses documents comptables pendant la durée imposée par le législateur. Ledit délai varie en fonction de la nature des documents et des obligations légales qui s'y rapportent.

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Pour ne pas manquer à vos obligations de conservation de vos documents comptables et plus généralement de tous les documents commerciaux et relatifs à la vie de votre entreprise, vous pouvez solliciter l’aide d’un expert-comptable . Ce professionnel indépendant connaît les règles en vigueur et pourra faciliter votre gestion de documents dans le temps.

Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?

Selon le Code du Commerce, les documents comptables d'une entreprise doivent être conservés pendant 10 ans. Pour être plus précis, il est prévu que : Le livre-journal, le grand livre et le livre d'inventaire soient conservés pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptabilisée. Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) soient conservés en version originale pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l'exercice en question.

Le livre journal

Le livre-journal est obligatoire pour tous les commerçants soumis ou optant pour le régime réel d’imposition, artisans et sociétés commerciales, professions libérales, etc. Celui-ci fait état de tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.

Le grand livre

Le grand livre est également obligatoire pour les entreprises dépendantes du régime d’imposition réel. Il reprend les opérations mentionnées dans le livre journal. En revanche, elles vont être classées différemment. En effet, ici, les mouvements sont enregistrés dans le compte comptable correspondant. Les écritures du livre-journal vont être ventilées selon le plan de comptes de l’entreprise.

Le livre d’inventaire

Ce document mentionne obligatoirement l’ensemble des éléments actifs et passifs de l’entreprise. Il doit être détaillé et indiquer le nombre et la valeur comptable de chaque élément du bilan à une date précise.

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Délais de conservation des documents comptables et juridiques

Les livres comptables obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) doivent être conservés pendant au moins 10 ans à compter de la clôture du livre (Art. L.123-22 du Code de Commerce). Il en est de même concernant les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Dans ce dernier cas, le délai commence à courir à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Mise à jour : pour les exercices ouverts à compter 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire (ordonnance 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015 , Journal Officiel du 24 juillet 2015)

Les divers registres juridiques obligatoires (registre des procès-verbaux du conseil d’administration, du directoire, du conseil de surveillance ou encore des assemblées générales, les rapports de gestion des dirigeants et les rapports des commissaires aux comptes) doivent être conservés au moins pendant 6 années.

Les statuts doivent être conservés pendant au moins 5 ans après la radiation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés (Art. L. 2224 du Code Civil). Cependant, il est vivement recommandé de les archiver et de les conserver à vie.

Les sanctions en cas de non conservation des documents

La comptabilité peut, si elle est correctement tenue, servir de preuve pour régler des litiges entre commerçants. Cependant, si elle est irrégulière (absence de justificatifs à l’appui de la comptabilité par exemple), elle ne pourra pas être invoqué par l’entreprise pour se défendre en justice. Un délit pénal est également prévu pour le faux et l’usage de faux. La sanction est extrêmement lourde : une personne physique risque jusqu’à 3 années d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (l’amende est quintuplée si la personne morale est déclarée responsable). Ces peines peuvent être alourdies par des mesures complémentaires (interdiction de droits civiques, dissolution de la société etc.).

Toute personne omettant sciemment d’enregistrer des écritures dans le livre-journal ne risque une amende de 37 500 euros et 5 années d’emprisonnement. Ces peines valent également lorsque la personne a enregistré des écritures inexactes ou fictives.

La fraude fiscale est, quant à elle, passible d’une amende de 500 000 euros et d’un emprisonnement de 5 ans (dissimulation de sommes soumise à l’impôt, organisation de son insolvabilité, omission volontaire etc.).

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