Tout comprendre sur l’approbation des comptes

Chaque année, les entreprises sont tenues de réaliser certaines obligations récurrentes. Parmi celles-ci figure l’approbation des comptes. Il s’agit d’une opération consistant à faire approuver par les associés d’une entreprise, les comptes annuels établis dans le cadre de la gestion de l’entreprise.

Cette opération est obligatoire et doit respecter un certain nombre de règles prévues par la loi.

Dans le présent article, nous vous expliquons tout sur l’approbation des comptes. Quand doit-elle se faire ? Quelles sont ses étapes ? Combien coûte-t-elle ?

Approbation des comptes : les comptes et entreprises concernées

Comme nous l’avons indiqué en introduction, les comptes à faire approuver sont les comptes annuels. Il s’agit donc du bilan, du compte de résultat et des annexes : l’ensemble des comptes permettant d’avoir une vision globale de toutes les opérations effectuées au cours l’exercice social d’une société.

L’approbation des comptes est obligatoire pour toutes les entreprises commerciales. Les SARL, SAS, SASU, SA… sont donc tenus de faire approuver leurs comptes à la fin de chaque exercice. Il en est de même pour les sociétés civiles telles que la SCI. Le but est de garantir la transparence économique au sein de ces entreprises. Il s’agit d’un moyen donné aux associés de contrôler la gestion des dirigeants.

Un représentant légal qui ne satisfait pas à cette obligation d’approbation des comptes s’expose à une amende de 9 000 euros pour faute de gestion, et à une peine d’emprisonnement allant jusqu’à 6 mois fermes.

Il est important de remarquer qu’il y a une différence entre approbation des comptes et dépôt de comptes. Comme vous pourrez le remarquer dans la suite de l’article, le dépôt des comptes est une étape qui suit l’approbation.

Quelles étapes pour l’approbation des comptes

Pour approuver les comptes d’une société, il faut commencer par établir lesdits comptes. Ensuite, il faut tenir une assemblée générale d’approbation et déposer les comptes approuvés au greffe dans les délais prévus (voir greffe-tc-paris.fr).

Établissement des comptes annuels

Les comptes annuels s’établissent lors de la clôture de l’exercice annuel. Les sociétés définissent dans leurs statuts la date de clôture qui doit être respectée chaque année. À cette date, les dirigeants procèdent donc à la clôture de l’exercice et établissent les divers comptes annuels énumérés précédemment.

Après l’établissement des comptes, le président ou les gérants de la société procèdent à la rédaction de leur rapport de gestion. Ce rapport va d’une part faire un état de l’activité de la société (présenter les résultats de la société, ses activités en matière de recherche et de développement…) et d’autre part, présenter les résultats et sa situation financière (indiquer le montant des revenus, celui des dividendes distribués au titre des trois derniers exercices, les principaux risques et incertitudes de la société…).

Cette rédaction de rapport est obligatoire pour les SAS et les SARL. Mais pour les formes unipersonnelles de ces sociétés (EURL et SASU), elle est facultative si ces sociétés sont dirigées par une personne physique et qu’elles ne dépassent pas deux des trois seuils ci-dessous :

  • un bilan d’un million d’euros ;
  • un chiffre d’affaires de deux millions d’euros ;
  • vingt (20) salariés employés en moyenne au cours de l’exercice.

Tenue d’une assemblée générale d’approbation des comptes

L’approbation des comptes se fait lors de l’assemblée générale annuelle. Celle-ci doit être réunie au plus tard six mois après la clôture de l’exercice social.

Les gérants ou le président de la société convoquent les associés 15 jours au moins avant la tenue de l’assemblée.

Par ailleurs, les comptes annuels doivent être mis à la disposition des associés avant le jour de la tenue de l’assemblée. Ces comptes s’accompagnent de l’inventaire, du rapport de gestion et le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes.

La plupart du temps, les dirigeants transmettent ces documents avec la convocation à l’AG.

Le jour de l’assemblée générale, le dirigeant soumet au vote des associés, son rapport et, le cas échéant, celui du commissaire aux comptes. Sur la base desdits rapports, les associés vont donc décider d’approuver, d’amender ou de rejeter les comptes annuels.

Lorsque les comptes sont approuvés, les associés décident également de l’affectation des résultats.

Un procès-verbal est produit à l’issue de l’AG pour constater les décisions prises par les associés.

Dépôt des comptes annuels

Il s’agit d’une étape purement formelle qui suit l’assemblée générale d’approbation des comptes. En effet, à compter du jour de la tenue de ladite assemblée, le dirigeant d’entreprise dispose d’un mois pour déposer au niveau du greffe du tribunal, le procès-verbal de l’AG. Le dépôt s’effectue donc au plus tard sept mois après la clôture de l’exercice annuel. Notons toutefois qu’il est possible de demander au tribunal de commerce, une prorogation.

Lors du dépôt, il est joint au PV de l’AG :

  • les comptes annuels ;
  • le rapport de gestion ;
  • le rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant.

Toutes ces pièces se déposent en double exemplaire.

Après le dépôt des comptes, le greffe procède à la publication de la formalité au Bodacc (Bulletin des annonces civiles et commerciales). Cette publication confère un caractère public aux comptes déposés (voir infogreffe.fr).

Toutefois, le dirigeant peut déposer en même temps que les comptes, une déclaration de confidentialité pour protéger les comptes.

Quel coût pour l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes est une opération interne aux sociétés. Celles-ci n’engagent en principe aucuns frais pour la faire. Cela dit, si les associés décident de faire rédiger les documents juridiques d’approbation par un professionnel de droit (un avocat ou un expert-comptable), des coûts seront engendrés. La rédaction pourra dans ce cas coûter entre 300 et 800 €.

Hormis ces frais, ceux restant à payer ne sont que les frais de dépôt des comptes au greffe. Mais ce dépôt ne coûte que 49 € environ.

Pour résumer, notons que l’approbation des comptes est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales. Elle doit se faire dans les six mois suivants la clôture de chaque exercice social. Elle est suivie d’un dépôt des comptes au greffe ; le dépôt devant être effectué au plus tard un mois après l’approbation des comptes. Le coût de toute la procédure — dépôt des comptes y compris — varie entre 300 et 850 €.

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